Het nut van een monitoring bij een pilot, proeftuin of ontwikkelhub

Door: Jolien van Aar

Als je zelf wel eens hebt meegewerkt aan een pilot herken je dit vast wel: er wordt een goed idee uitgewerkt en geïmplementeerd en aan het eind van het traject heb je meer inzage in de sterke en zwakke punten en wat er verbeterd zou kunnen worden. Maar welke doelstellingen er worden behaald en welke bijdrage de verbeteringen opleveren, zijn alsnog onzeker.

Ook in het toekomstscenario van de jeugdbeschermingsketen wordt weer veel beproefd. Hoe zorgen we er nu voor dat we écht leren van een pilot?

Hoe zorgt een monitoring ervoor dat een pilot maximaal wordt benut?

Een pilot, proeftuin of ontwikkelhub is een beproeving van een nieuwe werkwijze, met als doel te leren of de nieuwe werkwijze beter bijdraagt aan de bedoeling dan de oude werkwijze. De bedoeling kan van alles zijn: preventie van problemen, effectievere zorg voor cliënten, efficiënter werkproces, et cetera. Je zou het kunnen vergelijken met een kok die een nieuw recept uitprobeert om te achterhalen of het nieuwe recept leidt tot een gezonder gerecht, tot een betere smaaksensatie bij de klant of een kortere bereidingstijd. Maar hoe weet de kok nu dat het recept geslaagd is? Enkel het uitschrijven en uitvoeren van het nieuwe recept, eventueel bijgesteld op het moment dat de kok tegen fouten aanloopt (zoals een geschifte room), wil nog niet zeggen dat het gerecht ook daadwerkelijk gezonder is geworden, betere smaakt of sneller is bereid. De kok moet zelf proeven, klanten laten proeven, onderzoeken of het daadwerkelijk gezonder is (gaan er meer groenten in?) en het bereidingsproces timen. Zo werkt het ook voor een pilot: alleen met een goed uitgevoerde monitoring komt men erachter of het gestelde doel wordt gehaald.

Het doel.. daar begint het dus mee. Of zoals John Covey schrijft: ‘Begin with the end in mind’. Om de monitoring op te zetten moet het vanaf de start helder zijn wat het beoogde doel van de pilot is. Het klinkt misschien gek, maar bij veel pilots is dat niet zo duidelijk. Op het moment dat we vragen waaraan je merkt dat het einddoel is behaald, wat je de mensen ziet doen of hoe ze zich voelen, dan moet men vaak lang nadenken. Het helpt om de gewenste situatie te concretiseren door vanuit verschillende perspectieven naar het einddoel te kijken: wat zou het moeten opleveren voor de inwoner, hulpverlener, organisatie en maatschappij. Pas als je het einddoel concreet kunt benoemen, kunnen we gaan monitoren of dat ook wordt behaald.

Met het eind in zicht kan bepaald worden of en hoe de activiteiten uit de pilot theoretisch gaan bijdragen aan het doel. Daarvoor moet een logica worden uitgewerkt, bijvoorbeeld:

Door het uittekenen van de manier waarop acties leiden tot tussenresultaten en op hun beurt weer leiden tot effecten, wordt de theoretische veranderlogica bepaald. De veranderlogica is dus hoe we in theorie van een actie tot een effect komen. Naar aanleiding van deze veranderlogica kan worden bepaald welke variabelen gemeten kunnen en moeten worden. Zo kan in bovenstaand voorbeeld aan hulpverleners worden gevraagd of zij meer handvatten krijgen in het dagelijks werk door het maandelijks casus overleg.

Dan moeten de metingen worden uitgevoerd: de voormeting, tussenmeting(en) en eindmeting. Daarbij is het belangrijk dat de metingen pragmatisch zijn. Keep it simple. Kies 3 tot 5 indicatoren die je wilt gaan monitoren. Beperk je daarbij niet tot de effecten, ook de input en throughput zijn van belang als het gaat om leren, verbeteren en verantwoorden. Ieder onderdeel geeft antwoord op een andere vraag:

  • Input: Wat zijn de benodigde acties, hoe groot is de inspanning en hoe wordt deze ervaren door de uitvoerders?
  • Throughput: Hoe werkt het, hoe leiden de acties tot de gewenste effecten en klopt dit met de vooropgestelde beleidstheorie?
  • Output: Heeft de pilot effect, worden de gestelde doelen behaald en hoe worden deze ervaren door de eindgebruikers? En zijn er ook neveneffecten of onbedoelde bijeffecten (positief en negatief)?

Na iedere tussenmeting is het van grootste belang om te leren van de resultaten. Immers, door te kijken naar welke activiteiten zijn ingezet en welke tussenresultaten er worden behaald, wordt inzichtelijk welke quick wins er zijn en op welke tussenresultaten nog interventie nodig is. Door het terugkoppelen van de tussenmetingen kan tussentijds worden bijgestuurd en wordt de pilotperiode maximaal benut.

 Met een monitoring maak je dus maximaal gebruik van een pilotperiode en het draagt bij aan:

1) Verbeteren lokaal leren
Alleen als de resultaten van een werkwijze inzichtelijk zijn, kan er worden besloten om op dezelfde wijze door te gaan of bij te sturen om maximaal effect te genereren.

2) Waarborgen collectief leren
Pilots worden vaak ingezet als proeftuin voor het ontwikkelen van een breder beleid. Door heldere en aansprekende rapportages te delen over de uitgevoerde acties, de quick wins, de uiteindelijke gegenereerde effecten en de ervaren knelpunten en bevorderende factoren, wordt duidelijk hoe andere regio’s de nieuwe werkwijze het beste kunnen inzetten en kan het beleid worden vormgegeven.

3) Verantwoorden en creëren van draagvlak
Wanneer kan worden aangetoond dat een pilot effectief blijkt te zijn en de uitvoerders en eindgebruikers de werkwijze uitvoerbaar achten, overtuigen we onszelf én anderen van de nieuwe werkwijze.

Blijf dus gedurende een pilot, proeftuin of ontwikkelhub altijd monitoren…proef zelf, laat anderen proeven en kom zo tot het beste resultaat!

Deel artikel

Plaats een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *